Jika ingin lebih ekstrem, Anda bisa mematikan semua notifikasi agar lebih fokus. Namun yang perlu diperhatikan saat melakukan hal ini ialah seringlah mengecek email dan aplikasi komunikasi yang digunakan di kantor agar Anda tetap terinfo jika ada pesan yang urgent. Anda juga bisa mengimbau orang melakukan panggilan untuk hal-hal mendesak.
- Kerjakan tugas berdasarkan prioritas
Peningkatan beban kerja sering kali tidak berjalan beriringan dengan ketersediaan sumber daya. Tepat sekali, waktu dan tenaga yang kita miliki sangatlah terbatas. Karenanya, kita perlu pintar-pintar mengatur strategi untuk menyelesaikan pekerjaan yang datang tiada henti.
Salah satu cara yang bisa dilakukan ialah mengurutkan tugas berdasarkan prioritas. Anda bisa mengerjakan tugas berdasarkan tenggat waktu dan tingkat kemudahannya. Prioritaskan tugas dengan tenggat waktu yang lebih cepat serta kerjakan tugas yang mudah terlebih dahulu.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan matriks berikut untuk menentukan tugas mana yang perlu mendapat perhatian lebih awal.
- Mendesak dan penting. Ini merupakan tugas yang harus dikerjakan lebih dulu.
- Mendesak dan tidak penting. Delegasikan orang lain untuk melakukannya. Jika tak bisa, kerjakan setelah tugas lain rampung.
- Tidak mendesak dan penting. Nyalakan reminder untuk mengerjakan tugas ini usai tugas-tugas lain selesai.
- Tidak mendesak dan tidak penting. Ini merupakan tugas yang patut dikeluarkan dari to-do list
- Buatlah sistem untuk tugas yang bersifat repetitif
Penjelasan hack supaya produktif di kantor berikutnya dalah membuat sistem untuk pekerjaan yang repetitif. Untuk memudahkan penyelesaian tugas yang bersifat repetitif, Anda bisa membuat sebuah template agar pekerjaan dapat rampung lebih cepat. Misalnya jika Anda harus membalas banyak email dalam sekali waktu dengan respons yang mirip, buatlah daftar respons untuk dibalas dan customize detail responsnya.
Dapatkan update berita lebih cepat dengan mengikuti Google News SumbarFokus.com. Klik tanda bintang untuk mengikuti.
