PADANG (SumbarFokus)
Jika Anda ingin menggelar suatu acara, umumnya harus menyertakan proposal kegiatan. Tak hanya menjelaskan urutan acara, di dalam proposal tersebut juga mencantumkan nama-nama anggota hingga rincian biaya yang diperlukan.
Dengan adanya proposal kegiatan, maka acara yang ingin diselenggarakan jadi lebih mudah dan terstruktur. Selain itu, Anda juga bisa menarik lebih banyak sponsor karena memiliki proposal kegiatan yang jelas.
Lantas, bagaimana cara membuat proposal kegiatan yang baik dan benar? Simak penjelasannya secara lengkap dalam artikel ini yuk detikers.
Pengertian Proposal
Menurut Andas Besar Bahasa Indonesia (KBBI) daring, proposal adalah rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. Dengan adanya proposal, maka maksud dan tujuan dari acara tersebut bisa disampaikan secara jelas.
Mengutip buku Produk Kreatif dan Kewirausahaan SMA/MA Kelas XIII, proposal kegiatan merupakan proposal untuk melakukan suatu kegiatan, baik yang sifatnya individu maupun kelompok, seperti pentas seni dan budaya atau kompetisi sepakbola antar sekolah.
Selain proposal kegiatan, sebenarnya masih ada lagi jenis-jenis proposal. Dalam dunia ilmiah terdapat proposal penelitian, yakni suatu usulan penelitian yang akan dilakukan oleh seseorang untuk meneliti.
Lalu, ada juga proposal umum yang isinya tentang rancangan kegiatan dari awal hingga akhir. Meski disusun lebih “bebas”, namun proposal umum tetap harus mengikuti sistematika penulisan proposal agar mudah dimengerti pembaca.
Tujuan Proposal Kegiatan
Tujuan utama dari membuat proposal kegiatan adalah agar mendapatkan persetujuan dari suatu pihak tentang rencana yang akan dilakukan. Oleh sebab itu, proposal harus disusun secara rinci dan rapi, mulai dari lokasi kegiatan, rencana anggaran biaya, jumlah panitia, hingga jadwal acara.
Sebab, proposal akan diajukan sebagai permohonan dana atau kerja sama (sponsorship) dengan beberapa pihak. Jika proposal ditulis dengan rapi, terstruktur, jelas, dan mudah dipahami, maka akan memudahkan para pihak yang diajak bekerja sama.
Selain itu, adanya proposal kegiatan juga membantumu dalam mendapatkan perizinan acara dari pihak berwajib. Apabila detikers tidak dapat surat izin, tentu acara tidak bisa digelar dan berujung batal.
Manfaat Proposal Kegiatan
Menurut buku Metode dan Teknik Penyusunan Proposal Penelitian oleh Yuniati Sitorus, dkk, ada sejumlah manfaat yang didapat jika membuat proposal kegiatan dengan baik dan terstruktur, yaitu:
- Sebagai rencana yang dapat mengarahkan panitia kegiatan dalam melaksanakan kegiatan tersebut.
- Secara tidak langsung, sebagai bahan yang dapat menjelaskan pada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut.
- Sebagai acuan informasi pihak-pihak yang berkepentingan dalam kegiatan tersebut.
- Meyakinkan para sponsor yang dapat memberikan dukungan secara materiil maupun finansial untuk mewujudkan kegiatan sesuai dengan rencana.
- Memberikan kemudahan bagi penyelenggara kegiatan untuk mendapatkan dukungan.
Cara Membuat Proposal Kegiatan yang Benar
Membuat proposal kegiatan tidak bisa dilakukan sembarangan. Oleh sebab itu, Anda harus paham sistematika pembuatan proposal kegiatan yang baik dan benar.
Mengutip e-Modul Bahasa Indonesia dari Kemdikbud, simak cara membuat proposal kegiatan yang benar sesuai dengan strukturnya.
- Sampul
Hal pertama yang harus diperhatikan dalam membuat proposal kegiatan adalah membuat sampul yang baik dan rapi. Fungsi sampul tak hanya sebagai pembuka saja, namun perlu disertakan logo kegiatan atau organisasi, nama kegiatan, dan jika perlu ada slogan acara.
- Latar Belakang
Masuk ke halaman berikutnya yakni membuat latar belakang. Di sini, detikers wajib mencantumkan latar belakang kegiatan yang ingin diadakan, agar para pembaca punya gambaran umum yang jelas mengenai alasan acara tersebut digelar.
- Nama dan Tema Kegiatan
Setelah itu, tuliskan nama kegiatan atau acara yang ingin diselenggarakan. Sertakan juga tema kegiatan di bawahnya dan jelaskan kenapa mengambil tema itu.
- Tujuan
Jangan lupa untuk menjelaskan tujuan acara yang akan diselenggarakan. Tujuan kegiatan adalah target dilaksanakannya acara tersebut dan mencakup kenapa acara tersebut perlu dilaksanakan.
- Susunan Acara
Agar acara berjalan dengan baik tentunya harus disusun secara jelas dan rinci, mulai dari awal hingga akhir. Untuk itu, tuliskan susunan acara secara jelas di dalam proposal kegiatan.
- Tempat dan Waktu Kegiatan
Dalam menggelar suatu kegiatan, tentunya harus menyertakan tempat dan waktu acara. Jadi, para pihak yang diajak untuk kerja sama dapat mengetahui bahwa acara tersebut memang telah direncanakan sebaik mungkin.
- Kepanitiaan
Tuliskan seluruh panitia acara di dalam proposal kegiatan, mulai dari jabatannya yang paling tinggi hingga bawah. Agar lebih rapi, susun peserta acara sesuai divisi masing-masing.
- Sarana Promosi
Dalam bagian ini, sarana promosi adalah keuntungan yang didapat dari sponsor. Jadi, sarana promosi bisa berwujud umbul-umbul, pakaian panitia, pamflet, brosur, spanduk, audio, dan hitungan persentase sponsor. Nominal persen yang disumbangkan sponsor dapat menentukan ukuran besar atau kecilnya logo dari sponsor.
- Estimasi Anggaran
Bagian ini sangat penting dan krusial, karena Anda harus menyusun rencana anggaran kegiatan yang akan diselenggarakan, mulai dari perlengkapan, administrasi, konsumsi, panggung, sound system, dan lain sebagainya.
Pastikan menyusun anggaran biaya yang logis dan realistis. Selain itu, perhitungkan juga keseimbangan antara pemasukan dan pengeluaran.
- Penutup
Bagian akhir dari proposal kegiatan adalah kata penutup. Dalam hal ini, Anda bisa menulis ucapan terima kasih serta harapan dari pihak penyelenggara agar acara tersebut bisa berjalan dengan lancar.
Jangan lupa untuk mencantumkan tanda tangan dan stempel organisasi acara. Hal ini dilakukan untuk menunjukkan keabsahan proposal kegiatan tersebut di mata hukum.
Itulah penjelasan mengenai cara membuat proposal kegiatan yang benar. Semoga bermanfaat! (006/BBS)
Dapatkan update berita lebih cepat dengan mengikuti Google News SumbarFokus.com. Klik tanda bintang untuk mengikuti.
