Ketahui Jenis-Jenis Surat dan Bagian-Bagiannya

Penjelasan jenis-jenis surat
Surat pribadi merupakan jenis surat yang digunakan untuk keperluan nonformal, ada berbagai penggunaan surat pribadi misalnya untuk surat cinta, surat ucapan terima kasih, atau surat permohonan maaf. (Foto: Pin/Ist.)

PADANG (SumbarFokus)

Jenis-Jenis Surat

Bacaan Lainnya

Sebelum lebih jauh membahas mengenai contoh penulisan tanggal surat, sebaiknya Anda juga mengetahui penjelasan jenis-jenis surat.

Dilihat dari bentuk, isi, dan keperluannya, surat dibagi menjadi empat jenis. Di antaranya sebagai berikut:

Surat Resmi

Adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal. Surat resmi ditulis dengan bahasa yang baku dan biasanya memiliki format yang khusus sesuai dengan standar yang berlaku.

Surat ini digunakan untuk keperluan resmi, misalnya undangan, permohonan, pemberitahuan yang bersifat formal.

Surat resmi secara khusus diterbitkan oleh instansi pemerintahan, bisnis, dan organisasi. Keperluan surat dinas pun berbeda-beda dan berkaitan dengan banyak hal dan menyangkut nama organisasi.

Surat Dinas

Mungkin ada yang bingung antara surat resmi dan surat dinas. Surat dinas sendiri termasuk surat resmi yang dipergunakan untuk keperluan dinas atau pekerjaan. Baik itu untuk instansi pemerintah dan swasta.

Umumnya, surat dinas ditujukan untuk seseorang atau organisasi tertentu yang berkaitan dengan dinas tersebut.

Surat Niaga

Suatu perusahaan juga memerlukan surat untuk menjalankan aktivitas bisnisnya.

Surat ini disebut dengan surat niaga, jenis surat ini sebagai sarana komunikasi tertulis antara dua pihak dalam konteks transaksi dan perdagangan.

Surat ini bisa digunakan untuk pengajuan penawaran, negosiasi, dan lainnya.

Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan jenis surat yang digunakan untuk keperluan nonformal, ada berbagai penggunaan surat pribadi misalnya untuk surat cinta, surat ucapan terima kasih, atau surat permohonan maaf.

Surat pribadi ditulis dengan bahasa yang lebih bebas dan personal sehingga lebih menyentuh hati pembaca.

Bagian-Bagian Surat

Ketika menulis surat, baik itu surat yang resmi maupun surat pribadi, ada beberapa komponen yang wajib Anda perhatikan. Diantaranya yaitu :

Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Baik itu surat resmi dan surat pribadi wajib untuk mencantumkan tempat dan tanggal surat. Biasanya, pada surat resmi tanggal surat berada di bawah kop surat dan terletak di sebelah kanan.

Sementara, surat pribadi hanya perlu mencantumkan tempat dan tanggal surat dibuat.

Isi Surat

Isi surat merupakan bagian utama surat yang memuat pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat.

Ketika menulis isi surat, penulis harus  menuliskan informasi selengkapnya, jelas, dan terorganisir dengan baik, sehingga penerima dapat memahami dengan mudah isi surat.

Isi surat dapat berupa permintaan, permohonan, ajakan, pemberitahuan, instruksi, penjelasan, atau pengakuan, tergantung pada tujuan dan jenis surat yang dibuat.

Selain itu, isi surat juga harus disusun dengan bahasa yang baik, benar, dan sopan.

Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan ketika menyusun isi surat, diantaranya :

Identifikasi tujuan surat. Tentukan tujuan utama surat yang akan Anda tuliskan dan fokus pada pesan atau informasi yang hendak disampaikan.

Susun kerangka surat. Susunlah kerangka surat dengan menentukan poin-poin utama terlebih dahulu, dari isi surat yang akan disampaikan. Poin-poin utama ini harus disusun secara terorganisir dan memiliki urutan yang logis.

Gunakan bahasa yang sesuai. Jika ingin menulis surat resmi maka gunakanlah bahasa yang baku dan formal. Selain fokus pada kedua hal tersebut, pastikan juga bahasa yang disampaikan mudah dipahami oleh penerima surat, sehingga pesan atau informasi bisa tersampaikan dengan jelas.

Sampaikan informasi dengan jelas. Sampaikan informasi secara jelas dan terinci, sehingga penerima surat dapat memahami dengan mudah pesan atau informasi yang ingin disampaikan.

Sampaikan pesan dengan tegas. Sampaikan pesan dalam surat dengan tegas dan jelas, sehingga penerima surat dapat memahami dengan baik apa yang diharapkan dari surat tersebut.

Penutup Surat

Sama halnya dengan teks lainnya, surat juga harus dilengkapi dengan bagian penutup. Bagian akhir dari surat ini, berfungsi sebagai penghormatan atau penghargaan kepada penerima surat.

Penutup surat akan mencerminkan sikap atau niat dari penulis surat terhadap penerima surat, serta memberikan kesan positif pada penerima surat.

Ada beberapa penutup surat yang sering digunakan, yaitu :

  • Hormat saya,
  • Hormat kami,
  • Hormat saya yang tulus,
  • Hormat dan salam,
  • Terima kasih,
  • Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih,
  • Demikian surat ini saya sampaikan,
  • Semoga bermanfaat,
  • Sekian dan terima kasih.

Sebaiknya penutup surat agar disesuaikan dengan jenis surat yang ditulis. Jika surat yang dibuat bersifat formal maka penutup surat harus disampaikan dengan lebih sopan.

Namun, jika surat yang dibuat nonformal maka penutup surat bisa menggunakan ungkapan yang santai dan lebih ramah.

Itulah penjelasan jenis-jenis surat. Semoga bermanfaat! (006/BBS)

Dapatkan update berita lebih cepat dengan mengikuti Google News SumbarFokus.com. Klik tanda bintang untuk mengikuti.



Pos terkait